MONA-3W
MONA to system, który kompleksowo wspiera złożone przedsięwzięcia digitalizacji zbiorów muzealnych. To efekt wieloletniej współpracy Biura Usług Informatycznych S SOFT z pracownikami działów sztuki i inwentarzy polskich muzeów. Jak dotąd, system ten wykorzystywany jest w Polsce przez blisko 100 muzeów. MONA umożliwia tworzenie elektronicznego inwentarza zbiorów i sprawne zarządzanie gromadzonymi przez muzea informacjami.
MONA wykorzystywany jest zarówno do komputerowego opracowywania zbiorów muzealnych, jak również do prowadzenia księgi akcesji (wpływu), ewidencji ruchu obiektów, depozytów oraz przeprowadzania skontrów i spisów z natury, w tym m.in.:
- gromadzenia i ewidencjonowania pełnej informacji na temat obiektów własnych i obcych (w tym depozytów) będących w muzeum na stałe lub czasowo;
- gromadzenia i ewidencjonowania materiału cyfrowego związanego z poszczególnymi obiektami muzealnymi, wystawami, zabiegami konserwatorskimi oraz innymi zdarzeniami;
- ewidencjonowania archiwalnych materiałów wizualnych (m.in.: fotografii, negatywów, diapozytywów, mikrofilmów, kserokopii);
- szybkiego dostępu do zawsze aktualnej informacji (kwerendy, raporty i statystyki);
- wydruku ksiąg inwentarzowych, depozytowych, akcesyjnych, ruchu;
- wydruku potrzebnych dokumentów: kart naukowych, magazynowych, ewidencyjnych, nalepek, fiszek, kopert;
- wydruku wykazów obiektów;
- pomocy w przygotowaniu katalogów wystawowych, not katalogowych;
- pełnej obsługi ruchu obiektów i nabytków;
- elektronicznego obiegu spraw i dokumentów związanych bezpośrednio z obiektami muzealnymi;
- rozliczania ilościowego i wartościowego zbiorów – komputerowe skontrum, także z wykorzystaniem elektronicznego skanowania kodów graficznych i tagów RFID;
- zaawansowanego wsparcia dla opracowywania stanu zachowania i dokumentacji konserwatorskiej zgodnej z obowiązującymi standardami;
- możliwość udostępnienia szczegółowej informacji o wytypowanych zbiorach muzeum na stronach internetowych.
System z powodzeniem może być wykorzystywany zarówno przez pracowników działów merytorycznych do komputerowego opracowywania swych zbiorów, jak i pracowników działów inwentarzy odpowiedzialnych za prowadzenie księgi akcesji (wpływu), ruchu obiektów, ewidencji depozytów oraz przeprowadzania skontrów i spisów z natury.
Najnowsza wersja systemu, MONA-3W, jest dostosowana do wielowarstwowej architektury intranetowej z wydzielonym centralnym serwerem bazy danych i aplikacji oraz aplikacją kliencką dostępną przez Internet. Praca w MONA-3W odbywa się z pomocą standardowej przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na stacjach roboczych. Dzięki takiej konfiguracji uzyskuje się znacznie większą dostępność systemu dla pracowników muzeum.
Główne obszary merytoryczne systemu MONA-3W:
Elektroniczny inwentarz obiektów
MONA-3W gromadzi informację o obiekcie muzealnym rozumianym jako zabytek (muzealium, dobro kultury) lub przedmiot. Pozwala rejestrować nowe obiekty oraz modyfikować obiekty już zarejestrowane. Klasyfikuje obiekty m.in. zgodnie z ich cechami fizycznymi, ikonografią, pochodzeniem czy lokalizacją w muzeum; umożliwia zapisywanie informacji w wielu językach oraz zarządzanie wielojęzycznymi opisami i słownikami; pozwala na wyszukiwanie i przeglądanie danych o obiektach zarejestrowanych w inwentarzu oraz sporządzanie raportów na temat wybranego obiektu lub dla grup obiektów; umożliwia precyzyjne rozliczenia stanu zbiorów oraz wydruk ksiąg inwentarzowych w tradycyjnej formie.
Inwentarz dokumentacji multimedialnej
MONA-3W gromadzi informację o wszelkich materiałach cyfrowych związanych z obiektami muzealnymi oraz dokumentację wizualną (negatywy, diapozytywy, zapisy cyfrowe) muzeum. Pozwala rejestrować i modyfikować karty dokumentacji, a także wyszukiwać i przeglądać zgromadzone informacje; sporządza raporty, m. in.: wydruk fiszek (pojedynczo, grupowo), kopert i nalepek, opisów płyt CD/DVD/BD oraz inwentarzy dokumentacji multimedialnej w tradycyjnej formie.
Księga ruchu obiektów (ruch pozamuzealny), ruch wewnętrzny, rejestr umów
MONA-3W umożliwia przygotowanie protokołów zdawczo-odbiorczych i umów związanych z ruchem pozamuzealnym (wydania z muzeum, przyjęcia do muzeum, przekazy, zwroty) oraz dokumentów (protokoły, asygnaty, pokwitowania) związanych z przemieszczeniem obiektów wewnątrz muzeum System pozwala na drukowanie dokumentów, wykazów obiektów, opinii konserwatorskich oraz uwag dodatkowych.
Księga Akcesji
MONA-3W rejestruje dane o nabytkach (m.in. darach, zakupach, przekazach) oraz umożliwia wydruk tekstów pokwitowań, aktów darowizn, wykazów nabytych obiektów, opinii konserwatorskich, uwag dodatkowych a także ksiąg akcesyjnych w tradycyjnej formie.
Elektroniczny obieg spraw
MONA-3W automatyzuje przepływ pracy w procesach realizowanych w muzeum (m.in.: akcesji, konserwacji, digitalizacji, sprzedaży wizerunków). System ogranicza biurokrację i obieg dokumentów papierowych; znacznie usprawniając wymianę informacji między działami muzeum.
Kwerendy (proste, złożone, tematyczne)
MONA-3W umożliwia wyszukiwanie informacji dotyczących obiektów, rejestrów, bibliografii, dokumentacji multimedialnej, ruchu obiektów, dokumentów umów, protokołów, wpisów do Księgi Akcesji, wystaw i innych. Wybrane informacje można sortować, wydrukować bądź zapisać do plików, a także wykorzystać do sporządzania różnego rodzaju wykazów i zestawień, katalogów wystawowych, not katalogowych, wydruku kart naukowych, magazynowych czy ewidencyjnych. Można też tworzyć rejestry (grupy obiektów).
Statystyki oraz sprawozdania dla GUS i MKiDN
MONA-3W umożliwia rozliczenia ilościowe i wartościowe obiektów i dokumentów (protokołów, umów, nabytków, depozytów) zgodnie z wprowadzonymi kryteriami (okres sprawozdawczy, dział muzeum, typ i klasyfikacja zliczanych obiektów, rodzaju zestawienia). System sporządza okresowe sprawozdania dla GUS oraz MKiDN; otrzymane wyniki mogą być wydrukowane w formie tabel lub wyeksportowane do plików w różnych formatach.
Skontrum
MONA-3W umożliwia rejestrację danych obiektów spisywanych w trakcie skontrum lub spisu z natury – przygotowuje sprawozdania: wykazy obiektów niespisanych (brakujących); wydanych z muzeum, spisanych fragmentów obiektów, obiektów spisanych wielokrotnie, a także wykaz różnic w stosunku do poprzednich spisów skontrowych. System precyzyjnie rozlicza stan spisanych zbiorów; umożliwia wykonanie sprawdzenia na bazie kodów graficznych lub tagów RFID, w które mogą być wyposażane obiekty; generuje listy kontrolne na bazie oznaczeń graficznych lub tagów RFID przypisanych do danej lokalizacji.
Elektroniczna ewidencja prac konserwatorskich
MONA-3W gromadzi szczegółowe informacje o przebiegu i wynikach prac konserwatorskich związanych z poszczególnymi obiektami; obejmuje zarówno opinie stanu zachowania, jak i pełną dokumentację prac konserwatorskich zgodną z obowiązującym schematem. System daje możliwość dołączania materiału multimedialnego do opisu prac konserwatorskich.
Moduł udostępniania informacji o obiektach
MONA-3W umożliwia wskazanie opracowanych merytorycznie obiektów do udostępnienia w Internecie; daje możliwość publikowania wybranych materiałów multimedialnych (wizerunków cyfrowych) razem z opisem merytorycznym; umożliwia równoległe udostępnianie wielu wersji językowych opisu obiektu; zapewnia natychmiastową publikację w serwisie internetowym wytypowanych informacji; ściśle współpracuje z platformą portalową PentaGaleria.
MONA-3W spełnia obowiązujące w Polsce uregulowania formalno-prawne dla instytucji zajmujących się ochroną dóbr kultury. System jest także zgodny z międzynarodowymi standardami w obszarze digitalizacji i upowszechniania informacji o zasobach muzealnych. Są to:
- Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. 2004 r., nr 202 poz. 2073).
- Ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami z dnia 23 lipca 2003 r. (Dz. U. 2003 r. nr 162, poz. 1568),
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.),
- „Schemat dokumentacji prac badawczych, konserwatorskich i restauratorskich” opracowany przez Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków,
- standard „Categories for the Description of Works of Art.” (CDWA) przygotowany przez The J. Paul Getty Trust,
- „Standardy w procesie digitalizacji obiektów dziedzictwa kulturowego”. Red. G. Płoszajski. Warszawa 2008,
- IPTC (International Press Telecommunications Council) Photo Metadata Standards: IPTC Core and IPTC Extension.
Pentacomp oferuje atrakcyjny model licencjonowania, który bazuje wyłącznie na liczbie obiektów własnych zgromadzonych w muzeum (nie dotyczy liczby stanowisk czy użytkowników korzystających z systemu). W naszej ofercie dostępne są także usługi szkoleniowe z zakresu funkcjonowania i obsługi MONA-3W, usługi digitalizacji zbiorów oraz wsparcie serwisowe i nadzór autorski.
Muzea mają również możliwość pełnego wykorzystania funkcji MONA-3W w trybie zdalnym w tzw. modelu SaaS (ang. Software as a Service). Polega on na tym, że muzeum płaci miesięczną subskrypcję za użytkowanie oprogramowania MONA-3W jako usługi - nie musi ponosić opłat z tytułu zakupu licencji i sprzętu, ani też ponosić kosztów związanych z instalowaniem i administrowaniem oprogramowaniem.
Bezpośredni kontakt dla osób zainteresowanych zastosowaniem systemu MONA-3W:
Bartłomiej Klinger (Pentacomp), e-mail: Bartlomiej.Klinger@pentacomp.pl
Halina Słomka (S SOFT), e-mail: hslomka@jws.com.pl
