JPK dla jednostek samorządu terytorialnego – Centralizacja VAT

Centralizacja VAT w gminach

Informatyka w jednostkach samorządu terytorialnego to starcie kilku na pozór niedających się pogodzić elementów: technologii, przepisów oraz utrwalonych przez lata przyzwyczajeń. Urząd jest konglomeratem struktur pogrupowanych w departamenty i wydziały, między którymi często nie brakuje problemów z komunikacją wewnętrzną. Od 31 stycznia 2017 r. samorządy muszą przesyłać dane o VAT za pomocą JPK, co szczególnie w większych gminach nie jest łatwym zadaniem.

JPK - Jakie obowiązki mają jednostki samorządu terytorialnego?

W przypadku jednostek samorządów terytorialnych problematyka przy wysyłaniu plików JPK polega na tym, że wiele jednostek podrzędnych głównej gminie (np. gminie Wrocław) istnieje pod jednym NIP-em. Wszystkie te jednostki podrzędne są centralnie zarządzane. Przykładowo, gmina Wrocław posiada prawie 300 podlegających jej jednostek. Do tego dochodzi obieg licznych dokumentów i przekazywanie ich w górę hierarchii. Później następuje łączenie plików i znowu przekazywanie ich dalej. Dopiero najwyższy poziom, czyli gmina Wrocław, wysyła jeden podsumowujący plik JPK do MF.

.. największe wyzwania jednostek samorządu terytorialnego

Ponadto, kolejnym wyzwaniem jest kontrolowanie tego, czy plik został złożony. Wszystkie jednostki podrzędne przeprowadzają obowiązkowe kontrole wersji, analizują różnice między nimi i dzięki temu mogą wprowadzić korekty oraz raportować zmiany. W efekcie powstają zaawansowane raporty na dużą skalę, ponieważ są oddzielne dla wszystkich jednostek.  Oczywiście urząd gminy Wrocław musi połączyć pliki wszystkich jednostek zgodnie z ustaloną strukturą i zapanować nad ich wersjonowaniem. W dobie informatyzacji, ręczne przeprowadzanie powyższych procesów powinno przejść już do historii.

Opisany powyżej przepływ dokumentów może zostać bowiem zautomatyzowany, a rozwiązanie chmurowe pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i zmniejszyć ryzyko błędów. Z reguły instalacja, konfiguracja, uruchomienie programu i szkolenie z jego działania w dużych firmach trwa co najmniej miesiąc. Czasem jest to nawet 4 miesiące. Szczególnie uciążliwe może być instalowanie i utrzymanie aplikacji w kilkuset jednostkach podrzędnych rozmieszczonych na terenie całej gminy. W przypadku PentaJPK etap wdrożenia w zasadzie ogranicza się do kilku godzin i nie wymaga naszej fizycznej obecności u Klienta.

Gmina Wrocław wybiera PentaJPK

Gmina Wrocław zdecydowała się już na oprogramowanie firmy Pentacomp. PentaJPK to łatwy w obsłudze program do obsługi JPK, dzięki któremu każdego miesiąca prawie 300 plików z jednostek podrzędnych zostaje automatycznie połączonych w 1 wymagany JPK. Podsumowując, nasza aplikacja to między innymi:

  • Usługa podpisu elektronicznego.
  • Definiowanie ról w aplikacji (szybkie przyznawanie i odbieranie uprawnień) oraz zarządzanie wszystkimi użytkownikami centralnie.
  • Dwustopniowy spersonalizowany proces akceptacji. W jednostkach wyznaczone osoby są odpowiedzialne za wczytanie plików: kto inny może je akceptować, a jeszcze kto inny podpisuje plik podpisem kwalifikowanym i przesyła na poziom wyżej lub do MF.
  • Oświadczenia w aplikacji: przed wysyłką należy zaznaczyć, ze jesteśmy świadomi swojej odpowiedzialności za dokonywane działanie.
  • Mechanizm ustalania ról pozwala na zmianę uprawnień nawet dla kilkuset użytkowników jednocześnie.
  • Identyfikacja wierszy pliku JPK, która umożliwia określenie, z której jednostki pochodzi wpis w końcowym pliku. W efekcie następuje automatyczne połączenie plików (merge), a przy każdym wierszu widnieje źródło pochodzenia danej faktury).
  • Blokada możliwości składania plików za dany okres. Przykładowo, jeśli dana jednostka złożyła już plik, to jednostka nadrzędna do czasu wysyłki blokuje możliwość składania jego korekt. Gmina Wrocław zyskuje pewność, że nikt nie wprowadził niechcianych zmian, ani nie podmienił plików.

Im większa gmina, tym większe problemy przysparzają jej powyższe kwestie związane z JPK. Ostatecznie, zapanowanie nad licznymi dokumentami wymaga dobrego i sprawdzonego oprogramowania, które oszczędzi czas, zautomatyzuje czynności związane z raportowaniem JPK oraz zminimalizuje ryzyko poniesienia kar. Nasz program do zarządzania plikami JPK jest całkowicie przystosowany do specyfiki jednostek samorządu terytorialnego. Na dany moment, wybrało go ponad 70 firm z rynku komercyjnego.

Więcej informacji na temat PentaJPK przeczytasz TUTAJ.

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami:

Marek Rzepiński
Marek.Rzepinski@pentacomp.pl
+48 697 246 100
Monika Marek
Monika.Marek@pentacomp.pl
+48 502 613 207