Faciliter la vie de l’équipe juridique chez BGŻ BNP Paribas

Faciliter la vie de l'équipe juridique chez BGŻ BNP Paribas


CLIENT

BGŻ BNP Paribas est l’une des plus grandes banques en Pologne et fait partie de BNP Paribas – l’un des plus grands groupes bancaires de la zone euro.

BESOINS DE LA DIVISION JURIDIQUE

Des dizaines de spécialistes, des centaines de dossiers chaque semaine, des milliers de documents, une assistance continue à un réseau de près de 500 agences – la division juridique d’une grande entreprise ne peut pas fonctionner correctement sans les bonnes solutions. BGŻ BNP Paribas avait un besoin urgent d’une solution qui remplacerait un certain nombre d’outils distincts soutenant le travail des avocats de l’entreprise. Une solution qui répondrait aux besoins réels et refléterait les règles commerciales de la Banque. Les systèmes existants destinés aux cabinets d’avocats n’étaient pas bien adaptés à la nature distincte du travail des divisions juridiques dans les grandes organisations – leur modification ne serait qu’une demi-mesure.
En conséquence, la Banque a décidé d’investir dans une solution sur mesure. L’objectif du client était clair – une solution qui remplacerait tous les outils utilisés auparavant, automatiserait le travail de la division juridique, rationaliserait la gestion de la division grâce à l’utilisation d’outils de reporting, et permettrait de déterminer de manière flexible les processus.

TEST DIFFICILE

Concevoir une solution dédiée n’est jamais une tâche facile – cela nécessite de bien comprendre le métier du client. Sa réalisation est un défi encore plus grand si l’entreprise en question subit des changements significatifs au moment du projet. C’est ce genre d’environnement auquel Pentacomp était confronté au départ. En raison de la fusion prévue de BGŻ BNP Paribas et des activités principales de Raiffeisen Bank Poland, la taille de l’équipe juridique a doublé. La nouvelle solution soutenant son travail devait être capable de gérer un nombre de dossiers beaucoup plus élevé qu’auparavant. Par conséquent, bon nombre des exigences de la Banque étaient encore à un stade précoce. Gérer le développement de la solution de manière à nous permettre de rester flexibles par rapport aux changements dans les attentes du client, tout en respectant le calendrier, a été l’un des plus grands défis.
Comment réussir un tel test ?

La méthodologie Agile, ainsi que la réalisation du projet en symbiose avec le client, se sont avérées une fois de plus la clé du succès. Grâce à des révisions continues des besoins du client et à l’approche itérative, c’est-à-dire l’amélioration progressive des composants de la solution, des prototypes actifs ont été créés dès la phase d’analyse. En conséquence, les utilisateurs ont pu imaginer à quoi ressembleraient les éléments finis et apporter des modifications de manière continue.

NOTES MAXIMALES

« Pour moi, en tant que responsable de la Division Juridique, c’est une solution fantastique. Elle archive automatiquement les avis juridiques, facilite la coordination du travail et fournit des mécanismes de contrôle. Son système de reporting permet une gestion efficace de l’équipe et des dossiers qu’elle traite. Un autre aspect important est qu’il permet de fournir des outils conviviaux à nos clients internes. Ils savent quand et qui émet un avis, et peuvent utiliser sa base de données pour accéder aux informations recueillies à partir de différentes sources. » Iwona Dorota Gajek, Directrice Générale Juridique, BGŻ BNP Paribas
BGŻ BNP Paribas a reçu une solution parfaitement adaptée à ses besoins. Elle soutient exactement les domaines dont la division juridique est responsable :

  • traitement des demandes juridiques,
  • émission d’avis sur les contrats,
  • traitement des procédures administratives auxquelles l’organisation participe,
  • traitement des procès auxquels l’organisation est partie,
  • collecte et distribution des connaissances juridiques.

La solution soutient le travail d’équipe, assure un accès pratique aux informations et aux documents, et fournit un système ajustable de permissions d’accès. Elle répond également à l’un des besoins clés de chaque grande équipe juridique. Grâce à un outil de contrôle du temps et des coûts de gestion des dossiers, l’entreprise peut surveiller l’efficacité du travail, tandis que les employés peuvent facilement enregistrer leurs heures travaillées.
Sur la base du projet, Pentacomp a créé PentaLEX, une solution universelle soutenant le travail des divisions juridiques dans les grandes entreprises.