Un système moderne de réunion et de vote


Travailler avec le client

25 ans d’expérience dans le travail avec les clients du secteur public est une grande motivation pour continuer d’avancer. La confiance dans notre travail, mais aussi les attentes des clients, augmentent avec chaque mise en œuvre réussie du système. Cela a également été le cas pour ce projet.

À la demande de l’un de nos clients, nous avons construit un système de support pour la gestion des réunions et des votes équipé de systèmes audio modernes, de télévision et d’interprétation simultanée. La solution prend en charge la gestion des votes à toutes les étapes : organisation, déroulement et présentation des résultats.

Défi

Cela semble simple ? Ajoutons quelques informations de contexte.
La gestion des réunions et des votes est le principal domaine d’activité de notre client. Assurer que le système est fiable et peut fonctionner en temps réel était donc une priorité. De plus, en raison de la volatilité de l’environnement dans lequel le client opère, un certain nombre d’exigences de flexibilité devaient être respectées.

  • Les réunions sont gérées simultanément, en temps réel, par 4 opérateurs.
  • Il y a en moyenne 50 points à l’ordre du jour.
  • La procédure de vote (y compris l’annonce du vote, la conduite du vote et la présentation des résultats) prend en moyenne 2 minutes.
  • Le système prend 1 seconde pour accepter, enregistrer et confirmer un vote.
  • Il faut un maximum de 30 secondes pour imprimer un rapport de vote avec des informations détaillées sur les votes exprimés.
  • Il n’y a pas de limite au nombre de personnes participant à la réunion et au vote.

Construire un tel système était un énorme défi. Les attentes du client ont toutes été satisfaites grâce aux compétences de l’équipe de développement de Pentacomp, en particulier dans le domaine de l’optimisation du code.
Ce n’était pas la première fois que le client demandait un nouveau système de vote. Quelques années auparavant, ils avaient choisi un prestataire qui n’avait pas réussi à fournir une solution répondant à toutes les exigences.

Objectifs clairement définis

Les objectifs ont été clairement définis par le client. L’objectif principal était de rationaliser le processus de préparation et de conduite des réunions et des votes. Le système devait permettre l’organisation conjointe des réunions – de la préparation de l’ordre du jour à la réalisation du débat avec une session de questions-réponses, à la génération automatique des annonces et à leur affichage sur les tableaux lumineux. Il était également nécessaire de remplacer la communication papier et téléphonique par un système d’échange d’informations électronique.
Le client a mis l’accent sur l’automatisation du processus de vote afin que les opérateurs puissent se concentrer sur le contenu de la réunion et soutenir efficacement ses participants. En même temps, les opérateurs devaient pouvoir prendre le contrôle du processus à tout moment. Il était également essentiel d’équiper la salle de réunion d’équipements de vote, tels que des tablettes avec lecteur RFID permettant l’authentification de l’identité des votants.

Pentacomp entre en jeu

Nous avons commencé avec la conviction que la coopération étroite et continue avec le client est essentielle au succès du projet. Seule une telle approche nous permettrait de répondre aux différents besoins des différentes parties prenantes. Nous avons réalisé le projet en suivant la méthodologie Agile. Avant de concevoir le système, les experts de Pentacomp ont écouté attentivement les besoins commerciaux et techniques du client. Ils ont mené de nombreuses sessions d’analyse pour définir les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles pour la conception et la mise en œuvre du système. Pendant le développement du système, ils ont maintenu une communication continue avec les parties prenantes afin de le vérifier en continu. À l’étape de la livraison, lorsque les utilisateurs pouvaient tester la solution eux-mêmes, leurs commentaires ont été pris en compte et les ajustements nécessaires ont été effectués.

Résultat

Nous avons développé le système dans le but de rationaliser le processus de gestion des réunions et des votes. La réactivité aux besoins spécifiques du client s’est avérée essentielle pour la mise en œuvre réussie des fonctionnalités requises tout en maintenant la flexibilité requise de la solution.
Nous avons mis un accent particulier sur cet aspect de flexibilité, ainsi que sur la sécurité et la conformité légale. La solution comprend non seulement un logiciel spécialisé mais également des dispositifs dédiés faisant partie des postes de travail des participants à la réunion. Le système prend en charge tous les types de procédures de vote en temps réel.

Comme prévu, le système de gestion des votes de Pentacomp permet une gestion efficace des votes à toutes les étapes successives. Il prend en charge la gestion de l’ordre du jour et permet la réalisation conjointe des points successifs en temps réel. Le système facilite également le processus de débat et les sessions de questions-réponses, ainsi que la présentation des annonces concernant, entre autres, les temps de parole, le contenu des points de l’ordre du jour ou les résultats des votes.

Assurer la qualité appropriée de la gestion des réunions était d’une importance capitale. L’intégration avec un système de traduction permet aux utilisateurs d’organiser des réunions internationales, tout en respectant les normes des systèmes d’interprétation simultanée. L’intégration avec un système de télévision permet aux utilisateurs de diffuser leurs réunions en direct, avec des intervenants marqués par des étiquettes d’identification, tandis que le système de publication des enregistrements vidéo permet aux utilisateurs de rechercher des intervenants spécifiques.

Un des objectifs du projet était l’automatisation des processus, mais les procédures pour la réalisation des différentes zones du système avaient été conçues de manière à ce que les opérateurs puissent intervenir à tout moment. En conséquence, le système permet des modifications ad hoc de la réalisation des procédures clés. L’opérateur dirigeant la réunion peut changer la manière dont elle est menée à tout moment.

En résumé, le système mis en œuvre soutient le client dans les domaines clés suivants :

Soutient la planification des réunions et des votes :

  • facilite la planification de l’ordre du jour,
  • permet aux utilisateurs de créer des listes d’intervenants en temps réel,
  • automatise la création de documents tels que les procès-verbaux de vote et de réunion.

Facilite la participation aux discours et aux votes :

  • pour les personnes handicapées,
  • pour celles ne connaissant pas la langue du débat grâce à l’interprétation simultanée,
  • permet de s’inscrire pour parler via une application sur tablette,
  • permet aux participants de voter de n’importe où dans la salle et depuis tout appareil autorisé,
  • permet de modifier plusieurs fois son vote pendant que le vote est en cours.

Présente les résultats :

  • identifie et compte les votes exprimés,
  • partage les résultats des votes en ligne,
  • fournit des rapports définis pour chaque type de vote et chaque forum de participants à la réunion.

Assure une sécurité largement comprise dans les domaines suivants :

  • conformité au RGPD,
  • secret du vote,
  • vérification du quorum,
  • identification et stockage des votes,
  • vérification et approbation des appareils dans le système,
  • haute disponibilité et tolérance aux pannes.

Et après ?
Fort de l’expérience du projet, Pentacomp a créé EasyVoting, une solution universelle pour la gestion des réunions et des votes soutenant le travail de l’administration publique, des collectivités locales, des entreprises, des conseils de surveillance, des conseils municipaux, etc. Demandez une offre pentacomp@pentacomp.pl