La date de lancement de KSeF approche inexorablement. De nombreuses entreprises ont déjà mis en place des modules dans leurs systèmes financiers et comptables permettant une connexion standard avec le KSeF ministériel. En pratique, toutefois, le simple fait de « disposer d’un module » ne signifie pas toujours que la solution soit optimale pour l’organisation — tant du point de vue des coûts que de l’exploitation opérationnelle.

À la fin de l’année 2025, nous avons participé à de nombreux événements sectoriels au cours desquels le thème de KSeF figurait parmi les sujets clés. Pour nous, la partie la plus précieuse de ces rencontres réside dans les échanges avec les utilisateurs finaux du processus. Ces discussions ont confirmé que le marché est aujourd’hui confronté non seulement à l’obligation de mettre en œuvre KSeF, mais également à des obstacles réels liés aux outils ainsi qu’aux modèles de coopération avec les fournisseurs.

Au cours de ces échanges, plusieurs défis récurrents ont été identifiés :

Les coûts et l’imprévisibilité de la facturation
Chez de nombreux fournisseurs de modules KSeF, apparaissent des modèles de tarification peu avantageux pour les entreprises (par exemple, des frais facturés pour chaque opération effectuée sur une seule facture). De plus, chaque fournisseur applique des règles différentes en matière d’abonnements et de forfaits, ce qui est souvent difficile à comprendre et à estimer pour les utilisateurs. En conséquence, la planification budgétaire devient risquée, et les coûts « supplémentaires » ou cachés peuvent avoir un impact significatif sur les dépenses opérationnelles.

Le manque de support à l’intégration et les limitations technologiques
Nous avons rencontré des entreprises de nombreux secteurs (notamment bancaire, transport, construction, ainsi que des entreprises publiques) qui font face à un manque de compréhension de la part des fournisseurs concernant l’intégration avec l’écosystème existant des systèmes. Une situation fréquente survient lorsque le client dispose de plusieurs systèmes et a besoin d’un outil unique et cohérent, tandis que les fournisseurs :

• ne souhaitent pas entreprendre l’intégration de plusieurs applications ;

• ne sont pas en mesure de la réaliser ;

• proposent des solutions inefficaces ou financièrement peu transparentes.

Le risque de non-conformité des données
Même si un système « dispose d’un module KSeF », les organisations n’ont souvent pas la certitude que leurs données et processus contiennent toutes les informations requises pour une gestion correcte de KSeF.

C’est pourquoi nous proposons PentaKSeF HUB — un outil que nous intégrons à n’importe quel système client, indépendamment de la technologie utilisée, de la version ou de l’ancienneté de la solution. Notre objectif est de fournir une couche unique et cohérente de gestion de KSeF, qui simplifie l’intégration, améliore la prévisibilité des coûts et automatise les processus.

Notre mode de fonctionnement

Nous vérifions la préparation des données et des processus
Nous assurons un accompagnement (y compris en coopération avec des cabinets de conseil fiscal) afin de vérifier que vos systèmes contiennent les données requises devant être transmises à KSeF.

Nous sélectionnons le type d’intégration optimal
Après analyse, nous recommandons et mettons en œuvre une intégration adaptée à l’environnement du client : API, intégrations au niveau des bases de données, échanges de fichiers et autres approches, selon les besoins et les contraintes technologiques.

Ce que nous fournissons au-delà de l’intégration elle-même

• Un système unique pour plusieurs sous-systèmes : vue unifiée, rôles et droits d’accès, segmentation des vues ;

• Gestion des flux documentaires ;

• Fonctionnalités opérationnelles : notifications par e-mail, codes QR, gestion des certificats ;

• L’accompagnement d’une équipe expérimentée lors du déploiement et de la maintenance ;

• Automatisation complète des processus sans intervention de l’utilisateur ;

• Transparence des coûts et absence de frais cachés ;

• Gestion de plusieurs entreprises et clients au sein d’une même entité ou d’un même cabinet comptable ;

• Une solution particulièrement avantageuse pour les cabinets comptables gérant un large portefeuille de clients.

Modèle de tarification

Nous proposons une tarification adaptée à la taille de l’entreprise — prévisible et compréhensible — afin que les coûts puissent être planifiés de manière réaliste dans le budget.

Autrice : Agnieszka Osowska, cheffe de projets