Современная система для проведения собраний и голосования


Работа с клиентом

25 лет опыта работы с клиентами из государственного сектора — отличный стимул двигаться вперед. Доверие к нашей работе, а также ожидания клиентов, растут с каждой успешной реализацией системы. Так было и в этом проекте.

По запросу одного из наших клиентов мы разработали систему поддержки для управления собраниями и голосованием, оснащенную современными аудиосистемами, телевидением и синхронным переводом. Решение поддерживает управление голосованием на всех этапах: организация, проведение и представление результатов.

Вызов

Звучит просто? Добавим немного контекста.

Управление собраниями и голосованием — основная сфера деятельности нашего клиента. Поэтому приоритетом была надежность системы и ее работа в реальном времени. Кроме того, из-за изменчивости среды, в которой работает клиент, требовалось выполнить ряд требований к гибкости.

  • Собрания проводятся одновременно в реальном времени четырьмя операторами.
  • В среднем в повестке дня 50 пунктов.
  • Процедура голосования (включая объявление голосования, проведение голосования и представление результатов) занимает в среднем всего 2 минуты.
  • Система принимает, сохраняет и подтверждает голос за 1 секунду.
  • Максимально за 30 секунд печатается отчет о голосовании с подробной информацией о поданных голосах.
  • Число участников собрания и голосования не ограничено.

Создание такой системы было огромным вызовом. Ожидания клиента были полностью выполнены благодаря навыкам команды разработчиков Pentacomp, особенно в области оптимизации кода.

Это не первый раз, когда клиент запросил новую систему голосования. Несколько лет назад они выбрали подрядчика, который не смог предоставить решение, соответствующее всем требованиям.

Четко определенные цели

Цели были четко определены клиентом. Основная цель — оптимизация процесса подготовки и проведения собраний и голосований. От системы ожидалось, что она позволит совместно организовать собрания — от подготовки повестки дня до проведения дебатов вместе с сессией вопросов и ответов, до автоматической генерации объявлений и их отображения на световых табло. Также было необходимо заменить бумажную и телефонную коммуникацию электронной системой обмена информацией.

Клиент акцентировал внимание на автоматизации процесса голосования, чтобы операторы могли сосредоточиться на содержании собрания и эффективно поддерживать его участников. В то же время операторы должны были иметь возможность в любой момент взять процесс под контроль. Также ключевым было оснащение зала для собраний оборудованием для голосования, таким как планшеты с RFID-ридером для аутентификации личности избирателей.

Pentacomp вступает в игру

Мы начали с убеждения, что тесное и постоянное сотрудничество с клиентом — ключ к успеху проекта. Только такой подход позволил бы удовлетворить различные потребности заинтересованных сторон. Мы реализовали проект в соответствии с методологией Agile. Перед проектированием системы эксперты Pentacomp внимательно выслушали деловые и технические потребности клиента. Они провели множество аналитических сессий для определения функциональных и нефункциональных требований к проектированию и реализации системы. В процессе разработки системы они поддерживали постоянную связь со заинтересованными сторонами, чтобы система постоянно проверялась. На этапе выпуска, когда пользователи могли протестировать решение сами, их комментарии были учтены, и были сделаны необходимые корректировки.

Результат

Мы разработали систему с целью оптимизации процесса управления собраниями и голосованиями. Отклик на конкретные потребности клиента оказался ключом к успешной реализации требуемых функциональностей при сохранении необходимой гибкости решения.

Мы особо акцентировали внимание на этом аспекте гибкости, а также на безопасности и соответствии законодательству. Решение состоит не только из специализированного программного обеспечения, но и из специальных устройств, являющихся частью рабочих станций участников собрания. Система обслуживает все типы процедур голосования в реальном времени.

Как и планировалось, система управления голосованиями Pentacomp позволяет эффективно управлять голосованием на всех последовательных этапах. Она поддерживает управление повесткой дня и позволяет совместно реализовывать последовательные пункты в реальном времени. Система также облегчает процесс дебатов и сессий вопросов и ответов, а также представление объявлений, касающихся, среди прочего, времени выступлений, содержания пунктов повестки дня или результатов голосования.

Обеспечение соответствующего качества управления собраниями было ключевой задачей. Интеграция с системой перевода позволяет пользователям организовывать международные собрания, соответствуя стандартам систем синхронного перевода. Интеграция с телевизионной системой позволяет пользователям вести прямую трансляцию своих собраний, с отметками идентификации докладчиков, а система публикации видеозаписей позволяет пользователям искать конкретных докладчиков.

Одной из достигнутых целей проекта была автоматизация процессов, но процедуры реализации отдельных областей системы были спроектированы таким образом, чтобы операторы могли вмешиваться на любом этапе. В результате система позволяет вносить адаптивные изменения в реализацию ключевых процедур. Оператор, ведущий собрание, может в любой момент изменить его проведение.

В заключение, реализованная система поддерживает клиента в следующих ключевых областях:

Поддерживает планирование собраний и голосования:

  • облегчает планирование повестки дня,
  • позволяет пользователям создавать списки докладчиков на постоянной основе,
  • автоматизирует создание документов, таких как протоколы голосования и собраний.

Облегчает участие в выступлениях и голосованиях:

  • для инвалидов,
  • для тех, кто не знает языка дебатов благодаря синхронному переводу,
  • позволяет записаться на выступление через планшетное приложение,
  • позволяет участникам голосовать из любой точки зала и с любого авторизованного устройства,
  • позволяет вносить множественные изменения в свой голос во время голосования.

Представляет результаты:

  • идентифицирует и подсчитывает поданные голоса,
  • делится результатами голосования онлайн,
  • предоставляет определенные отчеты для каждого типа голосования и каждого форума участников собраний.

Обеспечивает широко понимаемую безопасность в области:

  • соответствия GDPR,
  • секретности голосования,
  • проверки кворума,
  • идентификации и хранения голосов,
  • проверки и утверждения устройств в системе,
  • высокой доступности и устойчивости к сбоям.

Что дальше?

На основе опыта проекта Pentacomp создала EasyVoting, универсальное решение для управления собраниями и голосованиями, поддерживающее работу государственной администрации, местного самоуправления, предприятий, наблюдательных советов, городских советов и т. д. Запросите предложение pentacomp@pentacomp.pl