Współpraca z klientem

25 lat doświadczenia we współpracy z klientami sektora administracji publicznej to duża motywacja do dalszych działań. Z każdym pomyślnie zrealizowanym wdrożeniem rośnie zaufanie do naszej pracy, ale również oczekiwania klientów względem wytwarzanych przez nas rozwiązań. Tak też było  w przypadku tego projektu.

Dla jednego z naszych klientów zbudowaliśmy system wsparcia prowadzenia posiedzeń i głosowań wyposażony w nowoczesne systemy audio, TV i tłumaczenia symultaniczne. Rozwiązanie wspiera zarządzanie głosowaniem na wszystkich etapach: organizacji, przebiegu i prezentowania wyników.

Wyzwanie

Brzmi prosto? Dodajmy zatem nieco tła.

Obsługa posiedzeń i głosowań to główny obszar działania naszego klienta. Priorytetem było więc zapewnienie, aby system był niezawodny i pracował w czasie rzeczywistym. Ponadto środowisko, w którym funkcjonuje jest niezwykle zmienne, co obarcza go ogromną liczbą wymagań dotyczących elastyczności.

• Posiedzenia są prowadzone równolegle, w czasie rzeczywistym, przez 4 operatorów.
• Harmonogram jednego posiedzenia zawiera średnio 50 punktów.
• Głosowanie razem z jego zapowiedzią, przeprowadzeniem, ogłoszeniem i prezentacją wyników to średnio zaledwie 2 minuty.
• Przyjęcie głosu, jego zapisanie i potwierdzenie zapisu w systemie trwa 1 sekundę.
• Wydrukowanie raportu z głosowania razem ze szczegółowymi informacjach o oddanych głosach zajmuje maksymalnie 30 sekund.
• System nie ma ograniczenia co do liczby osób biorących udział w posiedzeniu i głosowaniach.

Budowa takiego rozwiązania stanowiła olbrzymie wyzwanie. Wymagania klienta zostały spełnione dzięki umiejętnościom zespołu developerskiego Pentacomp, szczególnie w zakresie optymalizacji kodu.

Do wdrożenia nowego systemu głosowań klient podchodził nie po raz pierwszy. Kilka lat wstecz wybrał wykonawcę, któremu nie udało się dostarczyć rozwiązania zgodnego z oczekiwaniami. Ostatecznie produkt nie został odebrany.

Jasno zdefiniowane cele

Cele zostały precyzyjnie określone przez klienta. Głównym było usprawnienie procesu przygotowania i realizacji spotkań oraz głosowań. System miał umożliwić wspólne budowanie posiedzenia – od przygotowania harmonogramu, przez realizację debaty wraz z sesją pytań i odpowiedzi, po automatyczne generowanie komunikatów i wyświetlanie ich na tablicach świetlnych. Niezbędna była również zamiana papierowej i telefonicznej komunikacji na elektroniczny system wymiany informacji.

Klient położył nacisk na automatyzację procesu głosowań, aby operatorzy mogli skupić uwagę na merytoryce spotkania i skutecznie wspierać jego uczestników. Jednocześnie konieczne było zapewnienie operatorom możliwości przejęcia kontroli nad procesem w każdej chwili. Kluczowe było też wyposażenie sali spotkań w urządzenia do głosowania, tj.: tablety z czytnikami kart RFID pozwalającymi na weryfikację tożsamości głosujących.

Pentacomp wchodzi do gry

Wystartowaliśmy z przekonaniem, że warunkiem koniecznym do tego, aby projekt okazał się sukcesem, jest bliska i bieżąca współpraca z zespołem klienta. Tylko takie podejście pozwalało na spełnienie licznych, specyficznych potrzeb wielu grup interesariuszy. Projekt zrealizowaliśmy zgodnie z metodyką Agile. Przed rozpoczęciem projektowania eksperci Pentacomp uważnie wsłuchali się w potrzeby oraz wymagania biznesowe i techniczne. Przeprowadzili, wiele sesji analitycznych mających na celu zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych dla projektu wykonawczego
i wdrożenia. W trakcie budowania systemu prezentowali interesariuszom sposób jego realizacji, dzięki czemu był on na bieżąco weryfikowany. Na etapie odbiorów, gdy użytkownicy sami testowali rozwiązanie, uwzględniano ich uwagi i wprowadzano niezbędne korekty.

Efekt

System opracowaliśmy z myślą o usprawnieniu procesu przygotowania i obsługi posiedzeń oraz głosowań. Szczególne wyczulenie na specyficzne potrzeby klienta okazało się kluczem do skutecznego wdrożenia wymaganych funkcjonalności z jednoczesnym zachowaniem wymaganego poziomu elastyczności rozwiązania.

Nacisk położyliśmy właśnie na elastyczność, a także na bezpieczeństwo i wymogi prawa. Rozwiązanie składa się z nie tylko ze specjalistycznego oprogramowania, ale także z dedykowanych urządzeń, stanowiących element wyposażenia stanowisk osób biorących udział w spotkaniach. Wdrożone rozwiązanie obsługuje wszystkie rodzaje głosowań w czasie rzeczywistym.

Zgodnie z planem zaprojektowany i wdrożony przez Pentacomp, System Obsługi  Głosowań umożliwia zarządzanie głosowaniami w kolejnych etapach. Wspiera obsługę harmonogramu posiedzenia i pozwala na wspólną realizację w czasie rzeczywistym kolejnych jego punktów. Umożliwia prowadzenie debaty oraz sesji pytań i odpowiedzi, a także prezentację komunikatów pokazujących np. pomiar czasu wypowiedzi, treść rozpatrywanego punktu, czy wyniki głosowania.

Niezwykle ważnym elementem było zagwarantowanie odpowiedniej jakości obsługi spotkań. Integracja z systemem tłumaczeń umożliwia organizację spotkań międzynarodowych, spełniając przy tym standardy systemów do tłumaczeń symultanicznych. Z kolei integracja z systemem TV pozwala prowadzić streaming video, podczas którego przemawiający oznaczani są znacznikami identyfikującymi. System publikacji nagrań video ze spotkań umożliwia wyszukanie wypowiedzi konkretnej osoby.

Jednym z osiągniętych celów projektu była automatyzacja procesów, ale procedury realizacji poszczególnych obszarów działania systemu zostały zbudowane w taki sposób, aby operatorzy mogli ingerować w nie na każdym etapie. System pozwala w związku z tym na zmianę sposobu realizacji kluczowych procedur ad-hoc. Operator prowadzący posiedzenie może zmienić sposób jego prowadzenia w ciągu kilku sekund.

Podsumowując, wdrożony przez Pentacomp system wspiera klienta w kluczowych obszarach:

Wspiera planowanie posiedzeń i głosowań:

• ułatwia planowanie harmonogramu,
• pozwala na tworzenie na bieżąco list osób zgłaszających się do wypowiedzi,,
• automatyzuje tworzenie dokumentów takich jak protokół posiedzenia czy protokół z głosowania.

Ułatwia udział w wystąpieniach i głosowaniu:

• osobom z niepełnosprawnościami,
• osobom nieznającym języka debaty, dzięki możliwości korzystania z tłumaczeń symultanicznych,
• umożliwia zapisywanie się do wypowiedzi poprzez aplikację na tablecie,
• pozwala na głosowanie z dowolnego miejsca na sali i z dowolnego urządzenia dopuszczonego do działania,
• dopuszcza wielokrotną zmianę decyzji w trakcie głosowania

Prezentuje wyniki:

• identyfikuje i zlicza głosy,
• udostępnia dane głosowania on-line,
• zawiera zdefiniowane raporty dla każdego typu głosowania i dla każdego forum osób uczestniczących w posiedzeniu.

Zapewnia szeroko pojęte bezpieczeństwo w zakresie:

• zgodności z RODO,
• tajności głosowania,
• sprawdzania kworum,
• identyfikację głosów i przechowywanie danych,
• weryfikacji urządzeń i dopuszczania ich do działania w ramach systemu,
• wysokiej dostępności i odporności na awarie.

Co dalej?

Na bazie doświadczeń z projektu, Pentacomp stworzył EasyVoting. Jest to uniwersalne rozwiązanie do obsługi spotkań i głosowań, wspierające pracę administracji publicznej, samorządów, spółek, rad nadzorczych, rad miasta itp. Zapytaj o ofertę, zapraszamy do kontaktu pentacomp@pentacomp.pl