Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) wspiera pełen cykl życia dokumentu poczynając od jego tworzenia z użyciem standardowych szablonów, poprzez proces akceptacji i podpisu elektronicznego, aż po wysyłkę do klienta. System wykorzystuje efektywne mechanizmy odczytu, edycji, wyszukiwania oraz przekazywania dokumentów wewnątrz struktury organizacji poprzez interfejs w postaci aplikacji WWW

System tworzy bezpieczne archiwum dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej. Podczas procesów skanowania dokumenty mogą zostać przetworzone do postaci tekstowej dzięki integracji z systemem OCR. Co najważniejsze, system EOD można łatwo dostosować do potrzeb i wymagań organizacji dzięki modułowej budowie. Został wdrożony w kilku polskich przedsiębiorstwach pod nazwą Exceleris.

ELEMENTY SYSTEMU

Obsługa klienta internetowego

Umożliwia klientom kontakt z organizacją w zakresie przekazywania dokumentów/wniosków drogą elektroniczną. Użytkownicy mogą składać różnego rodzaju dokumenty przy użyciu podpisu kwalifikowanego, jeśli jest wymagany. Standardowy komponent tego modułu pozwala odbiorcy na weryfikację podpisu dzięki czemu gwarantuje wiarygodność korespondencji.

Kancelaria

  • obsługa przesyłek wychodzących
  • rejestracja korespondencji przychodzącej (z ePUAP, poczty elektronicznej, z nośników danych i in. źródeł)
  • proces dekretacji dla pism przychodzących i wychodzących
  • OCR (Optical Character Recognition) dokumentów papierowych
  • łatwy dostęp do dokumentów (kontrola wersji, uprawnienia do funkcji i obiektów)
  • wydajne mechanizmy wyszukiwania (po atrybutach i pełnotekstowe)
  • obsługa podpisów kwalifikowanych, niekwalifikowanych oraz podpisywania profilem zaufanym
  • prowadzenie publicznych i prywatnych folderów i kalendarzy
  • realizowanie zadań dla dowolnej ścieżki biznesowej w trybie ad hoc

  Workflow

Realizuje procesy biznesowe w oparciu o silnik workflow. Obsługuje procesy ogólne jak i dedykowane jak np. proces obsługi mandatów, wniosków urlopowych (zapewniona integracja z systemem HR), obsługi delegacji, zaopatrzenia, obsługi faktur itp. Zachodządze w systemie procesy są wizualizowane w postaci diagramów poprzez czytelny i wygodny interfejs graficzny.

  Archiwizacja

Odpowiada za realizację procesów związanych z prowadzeniem składów chronologicznych, archiwum cyfrowego dokumentów i spraw oraz prowadzenie cyklu życia dokumentu od przyjęcia do wybrakowania.

KORZYŚCI

Lepsza kontrola procesów poprzez standaryzację metod działania
Wydajniejsze zarządzanie dzięki bieżącej kontroli obiegu dokumentu i efektywności użytkowników
Komfort pracy dzięki wygodzie użytkowania
Zwiększone bezpieczeństwo i lepsza ochrona danych
Efektywne zarządzanie dokumentami
Skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów
Zmniejszenie ryzyka występowania błędów
Stały dostęp do archiwum dokumentów
Niższe koszty dzięki oszczędności artykułów biurowych
Zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów w wersji papierowej

POROZMAWIAJMY

napisz lub zadzwoń do nas