Klient

BGŻ BNP Paribas jest jednym z największych banków w Polsce i częścią BNP Paribas, jednej z największych grup bankowych w strefie euro.

Potrzeby pionu prawnego

Kilkudziesięciu specjalistów, setki spraw tygodniowo, tysiące dokumentów, obsługa sieci blisko 500 oddziałów – dział prawny w dużych korporacjach nie może funkcjonować efektywnie bez odpowiedniego rozwiązania. Bank BGŻ BNP Paribas pilnie potrzebował rozwiązania, które zastąpiłoby zestaw licznych, rozproszonych narzędzi wspierających pracę prawników. Takiego, które odpowiadałoby na rzeczywiste potrzeby i odwzorowywało reguły biznesowe Banku. Istniejące na rynku systemy dla kancelarii prawnych nie są dostosowane do specyfiki pracy działów prawnych dużych organizacji, a ich modyfikacja byłaby jedynie półśrodkiem.

W związku z tym Bank zdecydował się na zamówienie rozwiązania szytego na miarę. Cel Klienta był jasny – rozwiązanie, które zastąpi wykorzystywane dotąd narzędzia, zautomatyzuje pracę działu prawnego i usprawni zarządzanie nim poprzez wykorzystanie narzędzi raportowych oraz pozwoli na elastyczne definiowanie procesów.

Trudny sprawdzian

Projektowanie rozwiązania dedykowanego nigdy nie jest procesem łatwym i wymaga dobrego poznania biznesu klienta. Realizacja przeobraża się w prawdziwe wyzwanie, jeśli dodatkowo przypada na czas, kiedy organizacja przechodzi głębokie zmiany. W obliczu takiej sytuacji stanął zespół Pentacompu. W wyniku planowanego połączenia Banku BGŻ PNP Paribas z podstawową działalnością Raiffeisen Bank Polska dział prawny powiększy się dwukrotnie. Nowe rozwiązanie wspierające jego pracę musi poradzić sobie z obsługą znacznie większej liczby spraw niż dotychczas. Z tego powodu wiele wymagań Banku było wciąż na wstępnym etapie. Pokierowanie pracami w taki sposób, aby zachować elastyczność w podejściu do zmian względem oczekiwań klienta przy jednoczesnym dotrzymaniu harmonogramu było nie lada wyzwaniem.

Jak zdać taki egzamin?

Metodyka Agile oraz prowadzenie projektu w symbiozie z klientem po raz kolejny okazały się kluczem do sukcesu. Dzięki ciągłemu rewidowaniu potrzeb wspólnie z Bankiem oraz podejściu iteracyjnemu, czyli stopniowemu udoskonalaniu komponentów rozwiązania, aktywne prototypy powstawały już na etapie analizy. Użytkownicy mogli sobie wyobrazić gotowe elementy sytemu już na etapie formułowania wymagań i na bieżąco wprowadzać do nich zmiany.

Najwyższa ocena

„Dla mnie, jako osoby zarządzającej Pionem Prawnym, to świetne narzędzie. Automatycznie archiwizuje opinie, ułatwia koordynację pracy, udostępnia też mechanizmy kontrolne. Poprzez system raportowania umożliwia sprawne zarządzanie zespołem i sprawami, które ma on „obsłużyć”. Istotne jest również dostarczenie naszym klientom wewnętrznym narzędzia, które jest dla nich przyjazne. Wiedzą kto i w jakim terminie wyda opinię, mogą skorzystać z bazy wiedzy zgromadzonej w jednym miejscu.”

Iwona Dorota Gajek,
Dyrektor Zarządzający Pionu Prawnego w Banku BGŻ BNP Paribas

Bank BGŻ BNP Paribas otrzymał rozwiązanie doskonale dostosowane do jego potrzeb. Wspiera ono dokładnie te sprawy, za które odpowiada obszar prawny firmy:

• obsługę zapytań prawnych,
• opiniowanie prawne umów,
• obsługę postępowań administracyjnych, w których uczestniczy organizacja,
• obsługę spraw sądowych, w których organizacja jest stroną,
• gromadzenie i dystrybucję wiedzy prawnej.

Rozwiązanie wspiera pracę grupową, zapewnia wygodny dostęp do informacji i dokumentów oraz regulowany systemem uprawnień. Odpowiada również na jedną z kluczowych potrzeb każdego dużego działu prawnego. Poprzez kontrolę czasu i kosztów obsługi spraw umożliwia korporacji monitorowanie efektywności pracy, zaś prawnikom ułatwia rejestrowanie poświęconego na nią czasu.

Na podstawie doświadczeń z projektu Pentacomp stworzył PentaLEX, uniwersalne rozwiązanie wspierające pracę działów prawnych w dużych korporacjach.