Termin uruchomienia KSeF zbliża się nieubłagalnie. Wiele firm ma już wdrożone moduły w systemach finansowo-księgowych, które umożliwiają standardowe połączenie z ministerialnym KSeF. W praktyce jednak samo „posiadanie modułu” nie zawsze oznacza, że jest to rozwiązanie optymalne dla organizacji — zarówno kosztowo, jak i operacyjnie.

W końcówce 2025 roku uczestniczyliśmy w wielu wydarzeniach branżowych, podczas których temat KSeF był jednym z kluczowych wątków. Najcenniejszą częścią takich spotkań są dla nas rozmowy z użytkownikami końcowymi procesu. To właśnie one potwierdziły, że rynek mierzy się dziś nie tylko z obowiązkiem wdrożenia KSeF, ale również z realnymi barierami po stronie narzędzi oraz modeli współpracy z dostawcami.

W trakcie rozmów usłyszeliśmy powtarzające się wyzwania:

1. Koszty i nieprzewidywalność rozliczeń
   U wielu dostawców modułów KSeF pojawiają się modele płatności, które są mało opłacalne dla przedsiębiorstw (np. opłaty naliczane za każdą operację wykonaną na jednej fakturze). Dodatkowo każdy dostawca rozlicza abonamenty i pakiety inaczej, co dla użytkowników bywa niezrozumiałe i trudne do oszacowania. W konsekwencji planowanie budżetu staje się ryzykowne, a „dodatkowe” i ukryte koszty potrafią istotnie wpłynąć na koszty operacyjne.
2. Brak wsparcia integracyjnego i ograniczenia technologiczne
   Spotykaliśmy firmy z wielu branż (m.in. bankowej, transportowej, budowlanej, spółki państwowe), które mierzą się z niezrozumieniem po stronie dostawców w obszarze integracji z istniejącym ekosystemem systemów. Częstym problemem jest sytuacja, w której klient ma wiele systemów i potrzebuje jednego spójnego narzędzia, a dostawcy:
   • nie chcą podjąć się integracji wielu programów,
   • nie są w stanie jej wykonać,
   • oferują rozwiązania niewydajne lub nietransparentne kosztowo.
3. Ryzyko niezgodności danych
   Nawet jeżeli system „ma moduł KSeF”, organizacje często nie mają pewności, czy w ich danych i procesach znajdują się wszystkie wymagane informacje potrzebne do poprawnej obsługi KSeF.

Dlatego proponujemy PentaKSeF HUB — narzędzie, które integrujemy z dowolnym systemem klienta, niezależnie od technologii, wersji czy wieku rozwiązania. Naszym celem jest zapewnienie jednej, spójnej warstwy obsługi KSeF, która upraszcza integrację, zwiększa przewidywalność kosztów i automatyzuje procesy.

Jak działamy

• Weryfikujemy gotowość danych i procesu
  Zapewniamy wsparcie (także we współpracy z kancelariami podatkowymi), aby sprawdzić, czy Państwa systemy zawierają wymagane dane, które muszą zostać przesłane do KSeF.
• Dobieramy optymalny typ integracji
  Po analizie rekomendujemy i wdrażamy integrację dopasowaną do środowiska klienta: API, integracje bazodanowe, wymiana plików i inne podejścia, zależnie od potrzeb i ograniczeń technologicznych.

Co dostarczamy poza samą integracją?

• Jeden system dla wielu podsystemów: ujednolicony widok, role i uprawnienia, podziały widoków;
• Obieg dokumentów;
• Funkcje operacyjne: powiadomienia mailowe, kody QR, obsługa certyfikatów;
• Wsparcie doświadczonego zespołu na etapie wdrożenia oraz w utrzymaniu;
• Pełna automatyzacja procesu bez potrzeby ingerencji użytkownika;
• Transparentność kosztowa i brak ukrytych opłat;
• Obsługa wielu firm i klientów w ramach jednej spółki lub jednego biura;
• Rozwiązanie szczególnie korzystne dla biur księgowych obsługujących duży portfel klientów.

Model rozliczeń
Oferujemy cennik dopasowany do wielkości przedsiębiorstwa — w sposób przewidywalny i zrozumiały, tak aby koszty można było realnie zaplanować w budżecie.

Autorka: Agnieszka Osowska, Kierownik Projektów

Źródło: www.pentaksef.pl