Do Pentacomp, podobnie jak do dobrej kliniki specjalistycznej, rzadko trafiają przedsiębiorstwa, których problemy można rozwiązać standardowymi metodami. Gdyby było inaczej, poradziłyby sobie same albo zrobiłby to dowolny lokalny dostawca oprogramowania.

Trafiają do nas firmy, które z różnych powodów znalazły się poza głównym nurtem rozwoju systemów biznesowych. To firmy działające na oprogramowaniu, które świetnie sprawdzało się dwadzieścia albo nawet trzydzieści lat temu. Rozwiązania stworzone dla zupełnie innych realiów prawnych, gospodarczych i technologicznych.

Gdy działa, trudno zdecydować się na zmianę.

Czasem taki stan rzeczy jest wynikiem świadomej decyzji. Ktoś kiedyś uznał, że zakup nowego systemu ERP jest niepotrzebnym kosztem. Skoro obecny system działa, drukuje faktury i pozwala zaksięgować dokumenty, to po co go zmieniać? Przez lata taka logika często się sprawdzała. Problem polega na tym, że świat nie stoi w miejscu.

Modernizacja, która nigdy nie została dokończona.

Bywa jednak i tak, że firma chciała się rozwijać, chciała modernizować swoje systemy, ale zaufała niewłaściwym ludziom. Na rynku nie brakuje dostawców oprogramowania biznesowego, którzy chętnie opowiadają o transformacji cyfrowej, innowacjach i dedykowanych rozwiązaniach. W praktyce fundamentem całego przedsięwzięcia okazuje się być jeden człowiek, często potrafiący dokonywać rzeczy imponujących.

Problem zaczyna się wtedy, gdy cała architektura biznesowa firmy opiera się na wiedzy, zdrowiu, czasie i cierpliwości jednej osoby. Taki model może działać przez rok. Czasem przez dwadzieścia pięć lat. Jednak przychodzi moment, w którym liczba wyjątków, obejść, dopisków i prowizorycznych rozwiązań przekracza możliwości pojedynczego człowieka.

Wtedy projekt zaczyna przypominać nie system informatyczny, lecz stanowisko archeologiczne.

System, który przypomina stanowisko archeologiczne. 

Kolejne warstwy nakładają się na siebie. Jedna poprawka przykrywa poprzednią. Nowa funkcja omija ograniczenia starej funkcji. Dokumentacja istnieje częściowo. Założenia projektowe pamięta już tylko autor. W momencie, gdy autor odchodzi, czy to do innej pracy, czy do ciekawszych projektów, pozostaje system, którego nikt nie rozumie w całości.

I właśnie takie firmy często trafiają do nas.

Najczęściej nie dlatego, że chcą czegoś niezwykłego. Wręcz przeciwnie. Chcą spełnić wymagania, które dla większości przedsiębiorstw stają się już codziennością. Chcą wystawiać faktury przez KSeF. Chcą generować wymagane pliki JPK. Chcą zachować zgodność z wymogami administracji skarbowej. Chcą robić to samo, co robią tysiące innych firm.

Podczas pierwszych rozmów wielu klientów zakłada, że problem jest wyłącznie techniczny. W ich wyobrażeniu wystarczy stworzyć odpowiedni interfejs, napisać kilka transformacji danych, przygotować eksport i gotowe. Dane przecież są. Trzeba je tylko odpowiednio zapakować. I najlepiej to wszystko zlecić działowi IT i więcej na to nie patrzeć.

Niestety, bardzo często okazuje się, że jest inaczej. Analizy odkrywają, że problem nie polega na formacie danych. Nie polega na strukturze XML, czy integracji z usługami zewnętrznymi. Nie polega nawet na ograniczeniach samego systemu.

Problem polega na tym, że wymaganych danych po prostu nie ma. Nie ma miejsca na numer KSeF przypisany do faktury. Nie ma informacji wymaganych przez określone struktury JPK. Nie ma oznaczeń kont potrzebnych do nowych obowiązków raportowych. Niekiedy nie ma nawet pełnego obrazu dekretów lub zdarzeń księgowych, które powinny być dostępne na potrzeby sprawozdawczości.

Dwie drogi naszych klientów.

Pierwsza grupa klientów, to ci, których ten artykuł nie dotyczy. Po usłyszeniu diagnozy zabierają się do pracy.  Dorabiają brakujące pola. Tworzą dodatkowe rejestry. Budują pomocnicze bazy danych. Rozszerzają istniejące systemy. Wprowadzają procesy pozwalające gromadzić informacje, których wcześniej nikt nie zbierał. Dzięki temu tworzą fundament pod dalszy rozwój.

Jest jednak także druga grupa.

To firmy, które po poznaniu skali problemu dochodzą do wniosku, że nic nie będą zmieniać. I właśnie o nich jest ten artykuł. Na szczęście nie jest ich wielu. I na szczęście jest jeszcze lepsza wiadomość: taka, że znaczna część firm, które początkowo należały do tej grupy, z czasem zmienia zdanie. Rozumieją, że nie chodzi o KSeF. Nie chodzi o JPK. Nie chodzi nawet o wymagania skarbówki.

Chodzi o to, że ich systemy przestały opisywać rzeczywistość wystarczająco dokładnie, gdy już to zrozumieją, przestają być bohaterami tego artykułu.

I wtedy mogą z nami ruszać dalej.

Autor: Grzegorz Mozdyniewicz, Analityk biznesowy Pentacomp