Elektroniczne ewidencje akcyzowe, czyli koniec ewidencji papierowych od 2022 r.

18/08/21

Autor: Łukasz Janiga, Partner Zarządzający Legal Link

Obecnie ewidencje akcyzowe i inne dokumentacje dotyczące wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Jednakże działania władz w zakresie szeroko pojętej cyfryzacji podatków objęły też i tę sferę. W konsekwencji od 1 stycznia 2022 r. podatnicy akcyzy muszą zrezygnować z papierowych form na rzecz elektronicznego prowadzenia ewidencji i dokumentacji akcyzowych.

Zmiana formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną obejmie w zasadzie wszystkie ewidencje akcyzowe, w szczególności:

  • ewidencje wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie,
  • ewidencje wyrobów akcyzowych w składzie podatkowym
  • ewidencje wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy z miejsca importu,
  • ewidencje wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo,
  • dokumentacja kontroli nad produkcja alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem,
  • ewidencje dokumentów handlowych towarzyszących przemieszczeniu wyrobów akcyzowych,
  • ewidencje suszu tytoniowego,
  • ewidencje ilościowe energii elektrycznej,
  • ewidencje wyrobów węglowych,
  • ewidencje wyrobów gazowych,
  • ewidencje wyrobów akcyzowych korzystających ze zwolnienia,
  • ewidencje podatkowych znaków akcyzy,
  • dokumentację czynności produkcyjnych (w zakresie piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich).

Wymogi elektronicznych ewidencji akcyzowych

Nowelizacja, która wprowadza elektronizację ewidencji akcyzowych, nie zmienia w istotnym wymiarze wymogów ich prowadzenia. W dalszym ciągu w tym celu można wykorzystywać więcej niż jeden program komputerowy. Warto podkreślić, że zrezygnowano z określania wzorów ewidencji i dokumentacji akcyzowych oraz pozostawiono podatnikom większą swobodę w tym zakresie. Należy jednak pamiętać, że w celu zachowania zgodności ewidencji akcyzowych z przepisami, niezbędne jest ich prowadzenie m.in. w sposób:

  • zapewniający ciągłość dokonywanych wpisów,
  • umożliwiający wgląd w treść dokonywanych wpisów,
  • zapewniający ochronę przed zniekształceniem lub utratą danych,
  • umożliwiający dokonywanie korekt danych, identyfikację osoby dokonującej korekty oraz daty jej dokonania,
  • pozwalający na wydruk wpisów, raportów i zestawień danych w porządku chronologicznym oraz wykonywanie odpowiednich kopii zapasowych,
  • uniemożliwiający usuwanie wpisów.

Rekomendowane rozwiązanie techniczne do elektronizacji ewidencji

Z praktyki rozstrzygnięć organów podatkowych wynika, że prowadzenie ewidencji elektronicznych za pomocą prostego arkusza programu MS Excel jest całkowicie niewystarczające. Aby osiągnąć pełną zgodność ewidencji akcyzowej z ww. wymogami niezbędne jest wykorzystanie odpowiednio dostosowanej aplikacji. W praktyce tworzenie tego typu ewidencji w ramach programów finansowo-księgowych, w tym klasy ERP może wiązać się z wieloma trudnościami oraz sporymi kosztami. Z tego względu popularnym rozwiązaniem jest korzystanie z dedykowanej aplikacji do prowadzenia ewidencji akcyzowych, która gwarantuje spełnienie wszystkich wymogów. Pozostało już niewiele czasu aby wybrać odpowiednie podejście i być gotowym na przejście z ewidencji papierowych na elektroniczne.

Legal Link

Legal Link jest firmą doradczą stworzoną przez zespół prawników i ekspertów zajmujących się doradztwem prawnym i podatkowym. Specjalizuje się m.in. w podatku akcyzowym, monitorowaniu przewozu towarów (SENT), prawie energetycznym i pozostałych obowiązkach wynikających z obrotu wyrobami akcyzowymi. Eksperci Legal Link wspierają firmy w analizie procesów biznesowych pod kątem prawidłowego przygotowania do wdrożenia elektronicznego dokumentu dostawy (eDD), opracowaniu szczegółowych instrukcji lub procedur, a także szkoleniu i przygotowaniu do ich obsługi. Świadczą również bieżące wsparcie w zakresie klasyfikacji towarów, prowadzenia składów podatkowych, uzyskiwania koncesji i zezwoleń, Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych, a także obsługi PUESC, EMCS, SENT oraz zgłoszeń i deklaracji akcyzowych.

Pentacomp Systemy Informatyczne

Pentacomp jest twórcą platformy PentaTAX  przeznaczonej do wymiany informacji z systemami Ministerstwa Finansów. Rozwiązanie ułatwia przedsiębiorcom ustawowe raportowanie podatkowe, w tym akcyzowe, i celne. Jednym z jego elementów jest Moduł eDD, który wspiera przedsiębiorców w obsłudze elektronicznego dokumentu dostawy (e-DD), umożliwiając tym samym wypełnienie obowiązków nowej wersji ustawy o podatku akcyzowym: https://www.pentacomp.pl/pl/module/modul-edd/

Pentacomp od lat wdraża i rozwija centralne systemy Ministerstwa finansów, w tym System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych EMCS PL. Zajmuje się również projektowaniem innowacyjnych rozwiązań IT, utrzymaniem i serwisowaniem systemów oraz doradztwem dla administracji publicznej i firm z różnych branż: medycznej, medialnej, ubezpieczeniowej, finansowej. Poprzez realizację strategicznych projektów od 25 lat wspiera największe organizacje i przedsiębiorstwa w osiąganiu sukcesów i przewagi rynkowej.